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如何确定会议活动举办时间 活动时间选择考虑哪些因素
发表时间: 2023-03-27 文章来源:许兰芳 浏览:0

在会议活动筹备当中,确定举办时间是比较核心的一个部分,时间选择的合适程度能决定活动策划的成功概率。下面就来进一步了解在活动策划中时间的选择方法。

一、选择合适的举办时间,活动效果加倍。

活动策划中,时间具有非常大的作用:若时间选择不恰当,则会影响活动的举办效果;若时间选择恰当,则会成为促进活动成功的利器。活动举办时间影响着活动出席人数、出席者的逗留时间、受关注程度。例如,活动时间安排在工作日的晚上,第二天出席者多要上早班,则会出现出席者逗留时间短的情况。活动时间太短,则很难在出席者心中产生深刻的印象,活动效果也会不佳。

此外,在筹办活动的过程中,总会遇到各种各样的问题。例如,难找到合适的活动场地、难以联系合适的娱乐节目等。解决问题需要时间,由此,活动策划团队需要将活动策划时间整体性地计算出来,避免出现时间不够用的状况活动策划团队在计算活动时间时,需要考虑以下三个问题:(1)确定从策划到布置到举办活动的整体时间周期。(2)计算每个活动项目需要花费的时间。(3)解决已知问题所要花费的时间。对于线上会议,提前做好云会场的搭建、测试、彩排,利用短信推送、签到功能来通知、统计,继而把控出席者情况。

二、预留活动时间,做好准备。

一般来说,活动时间分为3个阶段,即活动准备时间、活动协调时间和活动开始与结束时间。这3个阶段都需要根据活动的内容、活动的目的等因素进行时间的把控和选择。在活动策划中,需要预留一部分的时间来规避、检查活动整体准备情况,若发现问题也可用预留时间进行解决。一般来说,预留时间可为1~3天,在预留时间中,需要做以下两件事:一是活动策划团队要一一检查各部门的准备状况;二是了解各节目可执行能力,以及工作人员的状态。

三、活动举办时间选择考虑哪些因素?

活动策划者在选择活动时间的过程中,所需要考虑的问题包括4个方面,即具体日期、具体时间、活动时长和预留时间。活动策划者在制定活动时间的过程中,所需要考虑的因素:

(1)关于出席者。避开出席者工作日时间,最好选择星期五的晚上至星期天的下午的时间段。

(2)关于主讲人。若主讲人是公司高管,则需要考虑主讲人的时间安排表。

(3)关于天气。天气不好,会影响出席者、工作人员的心情,且对出行有所影响,很有可能会让出席者产生不出席活动的念头。

(4)关于高峰期。若在工作日进行活动,则需要避免在下班高峰期结束,如下午 16:30~17:00。

(5)居民生活习惯。开展时间不要太早或太晚,且历时不宜过长,一般控制在 1~2 个小时比较合适。

(6)注意风俗习惯。若主要出席者是外国人或者有宗教信仰的人,就需要注意他们所忌讳的数字,或者考虑是否与宗教信仰发生冲突。

(7)适当选择节日。活动最好能借助节日来烘托气氛,可是像春节这样的节日,大家都希望和家人在一起过年,若是在这样的节日举办活动,邀请到出席者有一定的难度。

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